Guía de apoyo técnico
Solicitudes y apoyo para eventos institucionales
Organiza con anticipación los recursos, archivos y pruebas necesarias para que el acompañamiento técnico de tu evento sea confiable y oportuno.
Anticipación recomendada
Envía la solicitud y comparte el material entre uno y dos días hábiles antes del evento. Las entregas el mismo día no garantizan que haya tiempo para descargar, configurar y probar todos los recursos.
1. Envía la solicitud
Escribe al responsable
Envía un correo al responsable del evento con copia a auxsistemas@colegiozoraida.edu.co.
Describe la actividad
Indica fecha, hora, lugar, cantidad de asistentes y tipo de apoyo requerido.
Define el alcance
Aclara si necesitas conexión de dispositivos, sonido, proyección, acompañamiento o una combinación de servicios.
2. Organiza el material multimedia
Usa una carpeta de OneDrive y comparte el enlace con el mismo correo de la solicitud. La estructura recomendada es:
Videos
Archivos audiovisuales que se proyectarán durante el evento.
Audios
Música, pistas y archivos de sonido en el orden de reproducción.
Presentaciones
Presentaciones y, por separado, los videos o audios que incluyan.
3. Entrega y pruebas
Antes del evento
- Comparte el enlace de OneDrive con permisos adecuados.
- Verifica que los archivos abran y que los formatos sean compatibles.
- Coordina el horario para las pruebas de proyección, sonido y conectividad.
Evita estos riesgos
- No entregues archivos únicamente en el momento de iniciar el evento.
- No dependas de enlaces personales o dispositivos desconocidos.
- No cambies el orden o el material sin avisar al equipo de apoyo.
Lista rápida del solicitante
Con planificación anticipada, podemos asegurar un soporte técnico confiable y eficiente para tus eventos.